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Personal data protection policy

1. Introduction

Protecting your personal data is important to us.

We undertake to collect only the data we need to provide you with an optimum service, to ensure its confidentiality and security, including when we use service providers, and to facilitate the exercise of your rights in relation to your data.

Our first commitment is to comply with applicable data protection legislation.

We comply with the obligations arising from the General Regulation on the Protection of Personal Data (also known as the ‘GDPR’) and all national legislation implementing it in the countries in which we operate. For example, we take particular care to comply with the ‘Informatique et Libertés’ law of 6 January 1978 as amended for France, the Federal Data Protection Act (BDSG) for Germany, the Law on the protection of individuals with regard to the processing of personal data of 30 July 2018 for Belgium and Spanish Organic Law 3/2018 of 5 December 2018 on the protection of personal data and the guarantee of digital rights.

This section describes what we do with your data.

This policy describes the personal data we collect, how it is used and, where applicable, shared, and your rights in this respect. It applies to all users of Labsquare services. We advise you to read it carefully. We have done our utmost to ensure that it is clear, easy to understand and accessible at all times during your browsing.

We try to be as clear as possible.

However, if you are not familiar, for example, with the terms ‘vigilance’, ‘supplier’, ‘cookie’ or ‘factoring or cash advance’, you can find definitions of these key terms by consulting our glossary at the end of this charter.

If you wish to obtain clarification or if you have a question to ask us concerning it, you can contact our DPO team at the following address: privacy@labsquare.eu.

Effective date :

The updated Data Protection Charter will automatically take effect for all active users from 1 January 2023.

We reserve the right to amend this Data Protection Charter at any time. The most up-to-date version of this Charter governs our use of your data and will always be available at the following address: https://www.labsquare.eu/en/privacy-policy/

Should we make any substantial changes to this data protection charter, we undertake to notify you via the email address you have provided on the site.

2. Responsible for data processing : LabSquare

The company LabSquare SASU, registered with the RCS of Strasbourg under the number 917764417 , whose registered office is located at 17, rue de Rosheim – 67000 STRASBOURG.

3. Personal Data Protection Officer

You may send any questions regarding the protection of personal data to Labsquare or send a request to exercise your rights of access, rectification, opposition, deletion, limitation, portability or administration of data after your death to our Data Protection Officer:

  • par mail adressé à : privacy@labsquare.eu
  • par courrier adressé à: DPO, LabSquare SASU, 17, rue de Rosheim – 67000 STRASBOURG

4. Données que nous traitons

Dans le cadre de votre utilisation de nos services et de votre navigation sur notre site internet, Labsquare traite plusieurs catégories de données dont vous trouverez le détail ci-dessous. Ces données proviennent :

  • Des informations que vous nous communiquez. Lorsque vous créez votre compte, que vous mettez à jour votre profil ou votre compte client, ou lorsque vous échangez avec notre équipe. Ces informations personnelles sont par exemple des données permettant votre identification, votre adresse e-mail, votre photo, des données professionnelles et notamment relatives à vos qualifications, compétences, les missions que vous avez réalisées ou que vous avez commanditées, vos coordonnées bancaires…
  • Des informations résultant de votre utilisation de nos services. Nous collectons des informations relatives aux services que vous utilisez et à l’usage que vous en faites. Par exemple, l’utilisation de la messagerie intégrée, les données relatives à votre navigation sur le site, les pages que vous avez consultées, votre activité sur la Marketplace, et les informations relatives aux transactions liées à votre compte.

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données (données sensibles) telles que les données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle des personnes.

4.1 Données relatives aux fournisseurs

Nous vous informons au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non du renseignement de la donnée.

Communiquées par le fournisseur

Informations personnelles

  • Nom
  • Prénom
  • Lieu et Date de naissance
  • Sexe
  • Email
  • Catégorie professionnelle
  • Géolocalisation au moment de la connexion
  • Photo de profil
  • nationalité ;
  • adresse ;
  • le cas échéant, numéro d’identification national officiel.

Informations relatives aux échanges avec nos équipes

  • Emails
  • Dates et durées des appels téléphoniques
  • Résumé des échanges si nécessaire pour le suivi de vos demandes ou pour votre accompagnement

Informations professionnelles

  • Expériences professionnelles
  • Compétences
  • Portfolio
  • Préférence(s) de prestation

Structure juridique

  • Dénomination
  • Forme juridique
  • Identité du représentant légal de l’entreprise
  • Documents légaux variant en fonction de la structure de votre entreprise et notamment : dénomination ; adresse du siège social, le cas échéant, numéro d’identification national officiel ; dirigeants (pour les personnes morales) ; dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale ou la construction juridique.

Information bancaire

  • Relevé d’Identité bancaire

Compléments d’information sur votre profil

  • Certifications, habilitation et formations
  • Langues

Informations relatives aux missions réalisées

  • Commentaires de vos clients
  • Avis laissés par vos clients

Générées par votre utilisation de la plateforme

Données de navigation

  • Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve de votre consentement et adresse IP

Informations relatives aux transactions

  • Détails des transactions (ex: paiement de vos prestations)

Recommandations

  • Recommandations externes faisant suite à vos sollicitations -> (plutôt mettre lien LinkedIn dans le profil)

Données relatives à l’utilisation de la messagerie et réunion en vision conférence sécurisée

  • Identification des utilisateurs (expéditeur et destinataire)
  • Date et heure d’envoi du message
  • Contenu du message lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs.

4.2 Données relatives aux préposés des clients

Nous informons au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non de la donnée.

Communiquées par le client / les préposés des clients utilisant la Marketplace

Informations personnelle

  • Nom
  • Prénom
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Adresse email
  • Photo de profil

Informations générales sur l’entreprise

  • Secteur d’activité
  • Nombre d’employés
  • Logo de l’entreprise

Structure juridique

  • Coordonnées de facturation
  • Contact de comptabilité

Informations relatives aux missions

  • Avis reçus par les Fournisseurs
  • Commentaires laissés par ces Fournisseurs

Informations relatives aux échanges avec nos équipes

  • Emails
  • Dates et durées des appels téléphoniques
  • Contenu éventuel des échanges lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs

Données de navigation

  • Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve de votre consentement et adresse IP

Générées par votre utilisation de la Marketplace

Informations relatives aux transactions

  • Détail des transactions

Données relatives à l’utilisation de la messagerie sécurisée

  • Identification des utilisateurs (expéditeur et destinataire)
  • Date et heure d’envoi du message
  • Contenu du message lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs

4.3 Informations statistiques relatives à votre utilisation de nos services

Nous recueillons par exemple des statistiques :

– D’utilisation de la messagerie sécurisée que nous proposons (pourcentage de messages répondus, temps de réponse) ;

– Sur les évaluations de fin de mission (commentaires laissés par les clients et les prestataires, notes moyennes) ;

– Des statistiques fondées sur les données de connexion et de navigation des utilisateurs ;

– Sur l’utilisation du moteur de recherche et du formulaire de contact prestataire ;

– Sur votre utilisation des différents modules tels que l’outil de devis, le module de contrat, celui de paiement ; les fonctionnalités mises à disposition des entreprises (reporting, pages d’équipes, baromètre) ;

– Sur des données commerciales telles que le nombre de prestations réalisées, les volumes d’affaires par catégorie de prestations, de clients.

Est-ce que je dois mettre les informations liées au parc équipements (nb equipement,…) ?

Est-ce que je dois mettre les informations seront partager aux fabricants, évaluation des prestataires qui interviennent sur leur marque ?

5. Cookies

Nous utilisons des cookies d’authentification, des cookies de sécurité et cookies relatifs à l’intégrité du site, des cookies de localisation, des cookies liés à la fonctionnalité du site et services, des cookies d’analyses et de recherche et des cookies pour diffuser des messages publicitaires. Vous pouvez accepter, refuser ou paramétrer vos choix en matière de cookies lors de votre première connexion sur la Marketplace et modifier vos choix à tout moment en consultant la rubrique cookies de notre centre de protection des données disponible ici: www.labsquare.eu/about/privacy/cookies. Vous y trouverez également une description plus détaillée des cookies que nous déposons.

6. Bases légales et Finalités

Résumé :

Labsquare traite la plupart de vos données personnelles dans le cadre du contrat de service que vous avez conclu lors de votre inscription sur le site via l’acceptation de nos conditions générales d’utilisation (si vous souhaitez consulter de nouveau nos conditions générales d’utilisation, vous les trouverez ici). Toutefois, nous sommes susceptibles de traiter certaines données vous concernant sur la base de votre consentement, en raison d’obligations légales ou pour répondre à notre intérêt légitime à les traiter.

Labsquare et ses partenaires ou sous-traitants procèdent au traitement de vos données à caractère personnel, notamment lors de votre connexion à la Marketplace, de votre inscription sur la Marketplace, de votre activité sur la Marketplace comme par exemple les échanges que vous avez avec des prestataires, de potentiels clients ou des clients au cours de la mission, lors de votre utilisation des services disponibles sur le site dont le service de paiement des missions et le service d’affacturage ainsi que dans le cadre des échanges que vous pouvez avoir avec nos équipes dans le cadre d’un accompagnement à l’utilisation de nos services ou de la proposition de missions.

En vous inscrivant sur Labsquare, cette dernière traitera donc vos données à caractère personnel dans la mesure où elles sont nécessaires au renseignement de votre profil, à la vérification de votre entreprise, au traitement de vos propositions commerciales et à la gestion de vos prestations et de vos paiements ainsi qu’à votre accompagnement et à l’apport d’assistance aux fournisseurs et aux clients dans l’utilisation de la Marketplace. Labsquare est également susceptible de transmettre votre profil à un client s’il correspond à sa recherche.

Les données que nous collectons nous permettent de fournir, administrer, protéger et améliorer nos services, d’en développer de nouveaux, et de protéger aussi bien nos utilisateurs que nous-mêmes d’une utilisation potentiellement frauduleuse de notre Marketplace.

Détails :

En particulier,

6.1 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de l’exécution du contrat de service

Sur la base de l’exécution du contrat de service que vous avez conclu lors de votre inscription sur le site via l’acceptation de nos conditions générales d’utilisation (si vous souhaitez consulter de nouveau nos conditions générales d’utilisation, vous les trouverez à l’adresse : www.labsquare.eu/legal) qui nous lie, nous utilisons vos données pour vous fournir nos services, et notamment, toutes les données que vous nous communiquez lors de la création et la gestion de votre profil ainsi que les données nécessaires à la création, au suivi et à la facturation d’une mission, les échanges que vous pouvez avoir avec notre service support ou dans le cadre de la messagerie sécurisée intégrée et les communications que nous vous adressons, en lien avec l’utilisation de nos services ou au suivi de votre compte sont traités dans ce cadre légal.

En particulier, dans le cadre de l’exécution du contrat de service, nous traitons vos données pour :

– La création et la gestion de votre compte ;

– Vous permettre l’utilisation des services du site ;

  • La vérification de votre société sur la base de vos documents légaux (voir ci-dessous pour plus d’information à ce sujet) ;
  • Pour les fournisseurs, l’optimisation de votre référencement dans le moteur de recherche ; pour les clients la proposition de résultats de recherche les plus pertinents ;
  • S’assurer que les prestations proposées soient pertinentes (modération des leads, politique de lutte contre le spam);
  • Permettre la communication entre utilisateurs (fournisseurs et clients) au sujet d’une mission par la mise à disposition d’une messagerie instantanée sécurisée intégrée;
  • Vous adressez des communications liées à vos actions sur la Marketplace (courriels transactionnels);
  • Tenir à votre disposition, au sein de votre compte Labsquare, vos documents (factures, contrats…);
  • Permettre le paiement de vos missions directement par le biais de la Marketplace et de notre partenaire Mangopay. Ainsi, vos données sont traitées afin d’assurer la gestion des flux financiers intervenant via la Marketplace et notamment, la facturation des missions et des paiements ainsi que, conformément à la loi, la lutte contre le terrorisme et le blanchiment d’argent.
  • Vous permettre d’utiliser le service d’affacturage (avance sur paiement) proposé par notre partenaire Finexkap.
  • Proposer le profil d’un fournisseur en réponse à la recherche spécifique d’un client : Labsquare est susceptible de transmettre les Données à caractère personnel de Fournisseurs inscrits sur la Marketplace aux Entreprises Clientes pour les assister dans la recherche de Fournisseurs ou leur présenter des Fournisseurs correspondant à leurs besoins. Ainsi, si, à la suite d’une demande d’un de nos clients, le profil d’un Fournisseur correspond à sa recherche, nous pourrions transmettre ces informations de profil au client.
  • Permettre au Client de centraliser les missions en cours avec des Fournisseurs dans une interface dédiée (Labsquare Insight)

– Vous permettre, Fournisseur et Clients, de laisser un avis/commentaire en fin de mission ;

– Vous assister dans l’utilisation de la plateforme en proposant un service client/ Fournisseur répondant à vos demandes.

6.2. Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de l’intérêt légitime de Labsquare

Sur la base de notre intérêt légitime, nous utilisons vos données à des fins de gestion et de sécurisation des accès à notre site internet, ou de lutter contre la fraude, être en mesure de justifier de notre comptabilité (édition des factures pour votre compte et celui de vos partenaires commerciaux, justification de nos frais de service).

Plus précisément, nous traitons vos données sur le fondement de notre intérêt légitime pour :

Répondre à l’obligation de vigilance de nos clients en droit français et permettre aux Fournisseurs d’indiquer, avant même d’avoir été sélectionné pour une prestation, que votre société est en règle avec ses obligations légales (« société vérifiée »). Vous permettre également de recevoir des paiements par le biais de la Marketplace Labsquare grâce aux vérifications réalisées sur le statut et le respect par votre structure juridique de ses obligations légales.

Lors de leur inscription sur Labsquare, nous demandons aux Fournisseurs de communiquer un certain nombre de documents relatifs à leur identité ainsi que des documents légaux concernant leur structure juridique.

Ces données et les documents servent deux objectifs :

  • Faciliter le contact entre les Fournisseurs et les Clients en présentant au Client la structure juridique du Fournisseur déjà vérifiée. En effet, en droit français, les Clients faisant appel à un prestataire doivent satisfaire à l’obligation de vigilance, autrement dit, demander au Fournisseur un document attestant de son immatriculation (extrait K bis ou carte répertoire des métiers) et une attestation de vigilance, délivrée par l’Urssaf, qui mentionne le nombre de salariés et le total des rémunérations que le Fournisseur a déclarés lors de sa dernière échéance. Ce document atteste également de son respect des obligations de déclaration et de paiement des charges sociales. En faisant une vérification préalable de ces documents, Labsquare vous permet de ne pas avoir à la faire au moment où vous souhaitez vous concentrer sur les échanges liés à la mission.
  • Accélérer le paiement des prestations en ayant transmis en amont, à notre prestataire MangoPay, les informations de vérification de votre structure juridique : lorsque vous utilisez Labsquare en tant que Fournisseur, vous bénéficiez d’un service de paiement en ligne qui vous permet de recevoir des paiements de la part de vos clients. Ce service de paiement est mis à votre disposition par notre prestataire de solution de paiement Mangopay SA, établissement de paiement agréé. En cette qualité, Mangopay SA a des obligations légales de vigilance en matière de lutte contre la fraude, le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent. Conformément aux exigences de la réglementation qui s’applique à Mangopay, au moment de la création de votre compte et de votre utilisation du service de paiement, le prestataire de paiement doit vous identifier et vérifier votre identité. Labsquare sollicite donc, pour le compte du prestataire de paiement Mangopay les éléments relatifs à votre identité et à celle de votre structure juridique.
  • Protéger nos Fournisseurs contre le spam;
  • Effectuer un suivi personnalisé pour ne vous adresser que des communications pertinentes et adaptées à vos besoins directement en lien avec les services du site (par exemple: proposer des missions adaptées, vous inviter à mettre à jour/compléter votre profil afin de maximiser vos chances de décrocher une mission…).
  • Sécuriser le site Labsquare.eu ainsi que ses déclinaisons: Labsquare.fr, Labsquare.es, Labsquare.de, Labsquare.be, etc…, et sécuriser les données et échanges intervenant sur le site;
  • Faire évoluer nos services pour vous offrir de nouvelles fonctionnalités et les adapter à vos besoins: à cette fin, nous réalisons des statistiques d’utilisation de nos services et de suivi de l’audience des pages de notre site internet et de suivi des activités commerciales et du comportement des utilisateurs sur la Marketplace. Ces statistiques sont anonymisées aussi souvent que possible;
  • Nous collectons vos données pour évaluer votre satisfaction et, si vous l’acceptez, vous recontacter pour échanger avec vous à ce sujet.
  • Garantir la qualité des profils, lutter contre la fraude, vérifier les informations des profils (par ex. localisation).
  • Lutter contre la fraude lors de vos envois de messages et, en cas d’anomalies détectées, donner lieu à un rappel des règles applicables ou à un blocage des messages que vous envoyez. Nous utilisons également une technologie d’analyse automatique du contenu des annonces, afin de détecter des contenus non sollicités, y compris frauduleux;
  • Calculer votre temps de réponse moyen aux messages qui vous sont envoyés et l’afficher à vos interlocuteurs;
  • Vous assister en cas de difficulté d’utilisation de la Marketplace ou de demande d’aide, notamment dans le cas d’un litige avec un autre utilisateur.
  • Vous adressez des notifications liées à votre activité sur le site comme, par exemple, lorsque vous avez reçu un message, un devis, un paiement;
  • Vous proposez de participer à des enquêtes (ex. satisfaction, opinion, étude sur les Fournisseurs dans votre pays ou dans l’Union européenne) a Vous êtes libre de participer et pouvez-vous opposer selon les modalités fournies au moment de l’enquête.
  • Communiquer avec vous : Labsquare peut utiliser les informations recueillies pour communiquer avec vous au sujet des produits, des services, des promotions, des études, des enquêtes, des actualités, des mises à jour et des événements.

6.3 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de votre consentement

Nous sommes également susceptibles de recueillir votre consentement préalable au traitement de certaines données,

– par exemple pour la réutilisation de votre photo de profil, réalisée par nos services, sur des supports commerciaux

– ou lorsque vous n’avez pas créé de compte sur la Marketplace mais souhaitez recevoir nos offres commerciales/notre newsletter.

6.4 Traitements de données mis en œuvre sur le fondement de nos obligations légales

Enfin, nous traitons certaines données en raison des obligations légales qui nous sont imposées dans le cadre de la gestion des paiements réalisés via la Marketplace et notamment de la lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent.

7. Destinataires ou catégorie de destinataires et transferts vers des pays tiers à l’EEE

Résumé :

Labsquare est destinataire des données à caractère personnel recueillies par l’intermédiaire du Site.

Certains des services et fonctionnalités mis à votre disposition par Labsquare requièrent que nous partagions des informations avec d’autres utilisateurs ou avec nos partenaires commerciaux. Nous sommes également susceptibles de partager ces informations pour des raisons juridiques ou en cas de litige.

Détails :

Labsquare est destinataire des données à caractère personnel recueillies par l’intermédiaire du Site.

Nous ne communiquons vos données personnelles à des entreprises, des organisations ou des personnes tierces que dans les circonstances suivantes :

7.1 Partage avec les clients

Partage avec des clients des informations d’identification du Fournisseur et, le cas échéant, de son entreprise lorsque le Fournisseur leur envoie une proposition commerciale et des documents légaux relatifs à ses services et, le cas échéant, sa société, lorsqu’une mission démarre.

7.2 Partage avec des partenaires et prestataires de confiance

Lorsque cela est nécessaire pour des besoins de traitement externe, et uniquement dans ce cas, nous transmettons ces données à nos partenaires tels que MangoPay et Finexkap et prestataires de confiance, nos sous-traitants. Ces derniers traitent vos données pour notre compte, selon nos instructions ou selon un accord contractuel, conformément à la présente Charte et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité.

a) Localisation des données

Tous nos serveurs sur lesquels vos données sont conservées sont localisés en Europe. Très exceptionnellement, certains de nos prestataires dont l’établissement principal se situe dans un État tiers à l’Union européenne peuvent devoir transférer vos données dans cet État. Dans ce cas, nous vérifions préalablement qu’ils respectent leurs obligations en matière de protection des données de nos utilisateurs et mettons en place un « outil de transfert » tel que les clauses contractuelles types afin de garantir une protection de vos données personnelles équivalent à celle proposée au sein de l’Union européenne.

b) Nos prestataires

Vous trouverez ci-dessous le nom de nos partenaires et prestataires, le cas échéant, le lien vers leur site et leur politique de protection des données, l’adresse de contact pour les questions de protection des données, la finalité pour laquelle ils interviennent ainsi que la localisation des données et l’outil de transfert utilisé pour garantir un niveau de protection équivalent à celui proposé au sein de l’Union européenne lorsqu’ils se situent hors de l’Union européenne ou sont susceptibles de transférer des données en dehors de l’Union européenne.

Nous ne leur transmettons vos données personnelles uniquement pour les finalités énoncées ci-dessous.

  • MangoPay SA 10 Boulevard Royal L-2449 Luxembourg www.mangopay.com https://www.mangopay.com/fr/privacy/ Contact: legal@mangopay.com : Mangopay intervient pour vous ouvrir un compte de paiement vous permettant de recevoir ou exécuter un paiement pour les missions effectuées par notre intermédiaire. MangoPay vérifie également que les flux financiers qui transitent par la Marketplace ne proviennent pas d’un blanchiment d’argent ou ne servent pas à financer le terrorisme. Localisations des données : Luxembourg (UE)
  • Finexkap SAS 9 rue Parro 75012 Paris https://www.finexkap.com/ Contact: info@finexkap.com : mise à disposition d’un service d’avance de trésorerie pour les Fournisseurs. Localisations des données : France (UE)
  • Chartio Inc, et Google LLC (Google analytics) : Réalisation de statistiques. Transferts vers les Etats-Unis possibles – sécurisés par la mise en place de clauses contractuelles types
  • Mandrill, https://mailchimp.com/about/security/#Investing_in_Your_Privacy : Envoi de mails aux utilisateurs du site et à toute personne invitée par un utilisateur à utiliser Labsquare ou à rédiger une recommandation sur Labsquare. Transferts de données vers les Etats-Unis – clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires
  • MongoDB et prestataires chargés d’assurer la sécurité de notre système d’information et notamment de notre site internet ainsi que des données que vous nous communiquez. Sauvegardes de notre base de données auprès de Mongo DB. Transferts de données vers les Etats-Unis – clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires
  • Google Cloud Platform : Hébergement des données traitées par Labsquare, Belgique, Saint Ghislain. En cas de transferts de données vers les Etats-Unis – clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires
  • Calendly : Prise de rendez-vous avec les responsables clients et Fournisseurs chez Labsquare. Transferts de données vers les Etats-Unis – clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires.
  • Looker : Analyse de données. Transferts de données vers les Etats-Unis – clauses contractuelles types et mise en place de garanties complémentaires.
  • Trust Pilot : Recueil des avis des utilisateurs de la MarketPlace. Stockage au sein de l’UE mais en cas de transferts, notamment à sous-traitants ultérieurs, mise en oeuvre des clauses contractuelles types et de garanties complémentaires.
  • Customer.io : Marketing, emails. Etats-Unis – clauses contractuelles types et de garanties complémentaires.
  • Hubspot : Marketing, emails. Etats-Unis – clauses contractuelles types et de garanties complémentaires.

7.3 Partage avec nos investisseurs, comptables et auditeurs dans le cadre d’éventuelles levées de fonds

Labsquare est susceptible de partager des informations relatives aux Fournisseurs et préposés des clients inscrits sur la Marketplace et utilisant nos services afin de répondre à des demandes d’informations de nos investisseurs, comptables et de tout auditeur, notamment dans le cadre d’éventuelles levées de fonds ou vérification de l’utilisation de fonds levés.

7.4 Avec des tiers autorisés

Nous conservons ou divulguons vos informations si nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire pour satisfaire à toute obligation légale ou réglementaire, toute procédure judiciaire ou demande administrative, pour protéger la sécurité d’une personne, pour traiter tout problème de nature frauduleuse, sécuritaire ou technique, ou pour protéger les droits ou les biens de nos utilisateurs.

Important : Labsquare ne revend pas vos données/les informations et documents que vous nous confiez à des tiers et nous ne divulguons pas d’informations personnelles et privées en dehors des situations décrites dans la présente Charte de protection des données.

8. Durée de conservation ou critères déterminant ces durées

En règle générale, nous conservons vos informations lors des périodes suivantes :

  • Si vous avez réalisé des missions, Labsquare conserve vos coordonnées de facturation pour une durée de 10 ans à compter de la clôture/suppression de votre compte utilisateur afin de respecter nos obligations comptables, de paiement des charges sociales ainsi que nos obligations de déclaration et de mise à disposition de la documentation vis à vis des autorités fiscales.
  • Pour les Fournisseurs uniquement, Labsquare conserve également pour une durée de 10 ans la documentation légale permettant la vérification de votre entreprise afin de répondre aux obligations légales des clients (porteurs de projets / donneurs d’ordre) de démontrer qu’ils ont satisfait à leur obligation de vigilance vous concernant conformément aux prescriptions du droit français.

En fonction de la situation spécifique, nous pouvons toujours conserver vos données à caractère personnel pour des périodes plus longues. Cela sera particulièrement le cas si l’une des périodes suivantes est plus longue : (i) aussi longtemps que nécessaire pour l’activité ou le service concerné ; (ii) toute période de conservation requise par la loi ; ou (iii) le délai de prescription au cours duquel une procédure judiciaire peut être introduite à des fins de défense de nos intérêts.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes de notre système d’information et de vos données et afin de protéger les données, notamment personnelles que nous traitons, contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

Nous nous engageons à mettre en œuvre tous les moyens disponibles pour assurer la sécurité et la confidentialité de ces données, en particulier :

  • Nous chiffrons la plupart de nos services à l’aide de la technologie SSL ;
  • Nous vérifions votre adresse email lors de la création de votre compte ;
  • Nous menons des audits internes sur la collecte, le stockage et le traitement des données, y compris les mesures de sécurité physiques, afin d’empêcher tout accès non autorisé à nos systèmes ;
  • L’accès aux données personnelles est strictement réservé aux salariés et prestataires de Labsquare qui ont besoin d’y accéder afin de les traiter en notre nom. Ces personnes sont soumises à de strictes obligations de confidentialité et sont susceptibles de faire l’objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement en cas de manquement.

10. Droits

Conformément au RGPD et aux dispositions de la loi française de protection des données à caractère personnel dite « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, telle que modifiée et des lois nationales applicables en matière de protection des données à caractère personnel applicables dans les Etats dans lesquelles nous opérons, vous disposez d’un droit de vous opposer à l’utilisation de données personnelles vous concernant et basée sur notre intérêt légitime, notamment dans le domaine de la prospection et du marketing direct, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et à la portabilité des données à caractère personnel vous concernant. Vous disposez également du droit de solliciter une intervention humaine en cas de décision automatisée vous concernant Vous disposez enfin du droit de désigner un administrateur de vos données pour le cas où vous viendriez à décéder.

Vous pouvez retrouver les descriptifs de chacun de vos droits dans le centre de protection des données que nous mettons à votre disposition à l’adresse www.labsquare.eu/about/privacy/rights. Vous y trouverez également les moyens de les exercer.

10.1 Droits d’accès

Vous disposez d’un droit d’accès aux données vous concernant traitées par Labsquare. Il vous permet de prendre connaissance des données dont nous disposons sur vous et, si vous le souhaitez, d’en demander une copie, dans la limite du respect du droit des tiers dont les données à caractère personnel sont susceptibles de figurer dans les données vous concernant.

10.2 Droits à la rectification

Aux termes de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous pouvez solliciter de notre part la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Vous pouvez également demander à ce que les données à caractère personnel incomplètes vous concernant soient complétées, y compris en fournissant, à l’appui, une déclaration complémentaire.

Afin de vous permettre d’exercer le plus facilement possible ce droit, nous vous invitons à procéder directement à ces modifications et compléments sur votre profil. Si vous estimez que d’autres données vous concernant doivent être modifiées ou complétées et que vous ne parvenez pas à effectuer ce changement par vous-même, nous vous invitons à en faire la demande directement dans la section vos droits de notre centre de protection des données ou en nous écrivant à privacy@labsquare.com.

10.3 Droits à l’effacement

Vous disposez du droit d’obtenir de notre part l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant sous réserve de notre intérêt légitime ou de toute obligation légale nous en imposant la conservation.

Pour des raisons de sécurité et pour éviter une suppression non souhaitée du compte, nous vous invitons à effectuer cette démarche par vous-même une fois connecté à votre compte en suivant ce lien : www.labsquare.eu/account/cancellation

S’agissant des données de votre profil, vous devez garder à l’esprit que les moteurs de recherche et autres tierces parties peuvent encore conserver pour un certain temps des copies de vos informations de profil publiques lorsque vous en aviez accepté le référencement, même après avoir supprimé les informations du site Labsquare ou désactivé votre compte. Toutefois, Labsquare n’est pas le responsable pour de tels traitements de vos données par des tiers. Si vous le souhaitez, vous pouvez exercer votre droit au déréférencement directement auprès de ces moteurs de recherche. Par exemple, pour effectuer cette demande auprès de Google, vous pouvez utiliser l’outil mis à disposition par le moteur de recherche ici.

10.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez solliciter de Labsquare la limitation du traitement de vos données (par exemple, le fait de rendre temporairement votre profil indisponible sur le site), lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

  • a) Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel vous concernant. Dans ce cas, nous masquerons les données vous concernant, pendant une durée nous permettant d’en vérifier l’exactitude ;
  • b) Vous estimez que le traitement de vos données est mis en oeuvre de manière illicite et vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
  • c) Nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel vous concernant aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour vous permettre de faire constater, d’exercer ou de défendre un droit en justice ;
  • d) Vous avez exercé votre droit d’opposition en vertu de l’article 21, paragraphe 1 du règlement général relatif à la protection des données. Nous procéderons à la limitation du traitement de vos données, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur votre droit.

Si nous décidons de lever la limitation du traitement de vos données personnelles, nous vous en tiendrons informé.

10.5 Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à l’envoi de communications, notamment commerciales, par Labsquare. Nous mettons à cette fin à votre disposition un lien de désinscription dans tous les courriels que nous vous adressons et vous pouvez gérer vos préférences de notification directement dans notre centre de protection des données, dans l’onglet, vos droits www.Labsquare.eu/about/privacy/rights.

Vous pouvez également vous opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de vos données pour lequel Labsquare s’est basé sur l’intérêt légitime. Labsquare interrompra alors le traitement à moins que des motifs légitimes et impérieux n’existent pour justifier la poursuite du traitement (par exemple, déclarations fiscales, déclarations de charges sociales…) ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

10.6 Droit à la portabilité

Vous pouvez à tout moment demander la portabilité de vos données Labsquare. En exerçant ce droit, nous nous engageons à vous transmettre dans un délai raisonnable et dans un format lisible par machine les données que vous nous aurez fournies qu’elles aient été déclarées par vous-même ou générées par votre activité sur la Marketplace.

-> tous type de données ? ou uniquement personnelle ?

10.7 Droit de retrait du consentement

Dans la mesure où le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur votre consentement, vous avez le droit à tout moment de retirer votre consentement. Cela n’affecterait toutefois pas la validité de votre consentement pour le passé.

10.8 La possibilité d’organiser le sort de vos données personnelles après votre décès

En France, le nouvel article 40-1 de la loi Informatique et libertés permet aux personnes de donner des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de leurs données après leur décès.

Une personne peut être désignée pour exécuter ces directives. Celle-ci a alors qualité, lorsque la personne est décédée, pour prendre connaissance des directives et demander leur mise en œuvre aux responsables de traitement concernés.

Ces directives sont :

  • Générales, lorsqu’elles portent sur l’ensemble des données concernant une personne ;
  • Ou particulières, lorsque ces directives ne concernent que certains traitements de données spécifiques.

Lorsque ces directives sont générales et portent sur l’ensemble des données du défunt, elles peuvent être confiées à un tiers de confiance certifié par la CNIL.

Lorsqu’il s’agit de directives particulières, elles peuvent également être confiées aux responsables de traitement (réseaux sociaux, messagerie en ligne) en cas de décès. Elles font l’objet du consentement spécifique de la personne concernée et ne peuvent résulter de la seule approbation par celle-ci des conditions générales d’utilisation.

En l’absence de directives données de son vivant par la personne, les héritiers auront la possibilité d’exercer certains droits, en particulier :

  • Le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ;
  • Le droit d’opposition pour procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt et s’opposer au traitement de leurs données.

10.9 Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

La société Labsquare SASU a son principal établissement au 17, rue de Rosheim – 67000 STRASBOURG. À ce titre, l’autorité de contrôle compétente pour connaître de toute demande nous concernant, y compris, le cas échéant, de la plainte d’un utilisateur, est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Cependant, vous pouvez saisir toute autorité de protection des données, notamment dans votre pays de résidence, le pays où vous travaillez, ou dans le pays dont vous êtes national et cette dernière se chargera de transmettre votre demande à la CNIL.

Si vous souhaitez saisir la CNIL de toute demande, vous trouverez ci-dessous les coordonnées :

CNIL (COMMISSION NATIONALE DE L’INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS)

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

Tél. : 01 53 73 22 22

(Du lundi au jeudi de 9h à 18h30 / le vendredi de 9h à 18h)

Fax : 01 53 73 22 00

Attention ! La CNIL ne reçoit pas le public et n’assure aucun renseignement sur place.

Si vous souhaitez déposer une plainte auprès de la CNIL, vous pouvez renseigner le formulaire de dépôt de plainte en ligne disponible à l’adresse suivante: https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Si vous avez une question sur vos droits informatique et libertés, vous pouvez consulter le site de la CNIL: www.cnil.fr.

Pour saisir toute autre autorité de protection des données au sein de l’Union européenne, vous pouvez vous référer à l’annuaire proposé par la Commission européenne. Il recense l’ensemble des coordonnées des autorités de protection des données des Etats membres de l’Union européenne et est disponible ici :

Vous trouverez d’autres ressources utiles liées à la la protection de vos données dans notre Centre de protection des données :

– Notre parti pris et les actions que nous menons afin de protéger au mieux vos données ;

– Un outil de gestion de vos préférences en matière de notifications et communications ;

– Des informations sur la manière dont nous utilisons les cookies et autres traceurs ;

– Des informations sur les modalités d’exercice de vos droits;

– Un onglet dédié à l’exercice de votre droit à la portabilité.

Pour toute question concernant la protection de vos données personnelles traitées par Labsquare ou pour exercer vos droits à l’accès, la rectification, l’effacement, l’opposition, la limitation ou la portabilité de vos données ou l’organisation du sort de vos données après votre décès, vous pouvez vous adresser à notre DPO:

– Par e-mail : privacy@labsquare.eu

– Par courrier : DPO, Labsquare SASU, 17, rue de Rosheim – 67000 STRASBOURG

Glossaire

Vigilance : Lorsqu’une entreprise française a recours à un prestataire, elle doit s’assurer que ce prestataire est bien une entreprise immatriculée et à jour de ses cotisations fiscales et sociales. C’est l’obligation de vigilance telle que prévue en droit français.

Fournisseur : Un Fournisseur est un travailleur indépendant (il n’est pas salarié, et n’a pas de salarié) qui exerce une profession intellectuelle (non artisanale). D’après nos CGUs cela désigne toute personne physique ou morale, soit disposant d’un numéro SIRET et inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés, au Répertoire des Métiers, à la Maison des Artistes, à l’Agessa, ayant le statut de micro-entrepreneur soit exerçant en tant qu’indépendant dans des conditions légales depuis la France ou l’étranger et qui propose ses services aux Clients/Porteurs de Projet à travers le Site.

Avance de trésorerie : aussi appelé “affacturage”. L’avance de trésorerie est un service offert par Labsquare qui permet à un Fournisseur d’être payé sous 5 jours à la fin de sa mission (validation de la facture par le client) même si celui-ci a des délais de paiement allant jusqu’à 60 jours.

Commentaires

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